KÄPY A.I. OY – YLEISET PALVELUEHDOT

Näitä ehtoja sovelletaan Käpy A.I. Oy:n (Käpy) yritysasiakkaille tuottamiin palveluihin, kuten tekoälyagentteihin, automaatioihin, sisällöntuotantoon, konsultointiin ja koulutuksiin.

Sopimus syntyy tarjouksen kirjallisesta hyväksymisestä tai palvelusopimuksen allekirjoittamisesta. Ehdot toimitetaan ennen hyväksymistä. Sähköposti täyttää kirjallisen muodon vaatimuksen.

Tarjous ja palvelusopimus ovat ensisijaisia näihin ehtoihin nähden. Asiakkaan omia ostoehtoja sovelletaan vain Käpyn hyväksyessä ne kirjallisesti. Henkilötietojen käsittelysopimus on ensisijainen tietosuoja-asioissa. Kohdan 9 vastuunrajoitukset koskevat myös käsittelysopimusta, ellei siinä nimenomaisesti sovita toisin tai pakottavasta laista muuta johdu.

Sisältö, aikataulu, hinta, käyttöympäristö ja palvelutilien haltija sovitaan tarjouksessa tai palvelusopimuksessa. Ylläpito, tuki ja valvonta sisältyvät palveluun vain sovitusti. Käpy toimii ammattitaitoisesti ja huolellisesti. Lisätöistä ja muutoksista sovitaan kirjallisesti.

Asiakas toimittaa tarvittavat tiedot, aineistot, käyttöoikeudet ja hyväksynnät ajallaan sekä vastaa niiden oikeellisuudesta ja lainmukaisuudesta. Asiakkaasta johtuva viive siirtää aikataulua tarpeellisessa laajuudessa. Tarpeellinen lisätyö voidaan laskuttaa sovitulla tai etukäteen ilmoitetulla hinnalla.

Asiakkaan laiminlyönnin estäessä työn jatkamisen Käpy voi keskeyttää työn kirjallisen huomautuksen ja 14 päivän korjausajan jälkeen. Tehty työ ja sovitut peruuttamattomat kulut voidaan laskuttaa. Jatkamisesta ja aikataulusta sovitaan erikseen.

Palveluissa voidaan käyttää ulkopuolisia tekoälymalleja ja -palveluita. Kielimallin kehittämisestä sovitaan erikseen. Asiakkaan aineistoa ei käytetä mallien kouluttamiseen. Käpy käyttää aineistoa käsitteleviä tekoälypalveluita vain ehdoin ja asetuksin, jotka estävät koulutuskäytön.

Tekoälyn tuotoksissa voi olla virheitä. Asiakas vastaa niiden tarkistamisesta ja käytöstä sovitusti. Tämä ei poista Käpyn huolellisuus- ja virheenkorjausvastuuta.

Agentin sallitut toimet, hyväksynnät, käyttö- ja kulutusrajat sekä valvonta- ja pysäytysvastuut sovitaan kirjallisesti ennen käyttöönottoa. Ilman kirjallista valtuutusta agentti ei saa itsenäisesti lähettää ulkoisia viestejä, julkaista, tehdä sitoumuksia eikä muuttaa tai poistaa asiakkaan tietoja. Valtuutus voi koskea yksittäistä toimea tai rajattua toimintaluokkaa. Asiakas myöntää vain tarvittavat käyttöoikeudet.

Käyttötarkoitus sekä tarvittavat tekoälyilmoitukset, merkinnät ja käyttöohjeet määritellään palvelukohtaisesti. Kumpikin vastaa lakisääteisistä velvoitteistaan. Säännellystä tai korkean riskin käytöstä ja käyttötarkoituksen muutoksista sovitaan erikseen ennen toteutusta.

Hakukonesijoitusta, liidimäärää, myyntiä tai muuta liiketoimintatulosta ei taata ilman nimenomaista kirjallista sopimusta.

Asiakkaan aineistojen oikeudet säilyvät niiden oikeudenhaltijoilla. Asiakas vastaa oikeudestaan luovuttaa aineistot käsittelyyn ja ilmoittaa rajoituksista etukäteen. Käpy ja sen alihankkijat saavat käyttää aineistoja palvelun toteuttamiseen.

Asiakas saa maksettuihin, sitä varten tuotettuihin teksti-, kuva- ja muihin sisältöihin pysyvän käyttö- ja muokkausoikeuden omaan liiketoimintaansa. Käpy ei takaa tekoälytuotosten yksinoikeudellisuutta tai tekijänoikeussuojaa.

Käpyn kehittämien ohjelmistojen, agenttien, automaatioiden, työnkulkujen ja työkalujen oikeudet säilyvät Käpyllä tai alkuperäisillä oikeudenhaltijoilla. Asiakas saa maksettuun kertatoimitukseen pysyvän, ei-yksinomaisen käyttöoikeuden omaan liiketoimintaansa. Se ei sisällä jatkuvaa ylläpitoa tai käyttöympäristöä. Jatkuvan palvelun käyttöoikeus päättyy palvelusopimuksen päättyessä. Toimitustapa yksilöidään tarjouksessa.

Lähdekoodi, muokattavat työnkulut ja muu tekninen toteutusaineisto luovutetaan vain erikseen kirjallisesti sovittaessa. Käyttö edellyttää tarvittavia ulkopuolisia lisenssejä, joihin sovelletaan niiden omia ehtoja. Käpy ilmoittaa olennaisista käyttörajoituksista ennen asiakkaan sitoutumista.

Hintoihin lisätään sovellettava arvonlisävero. Ellei toisin sovita, kertaprojektista laskutetaan 50 % tilauksesta ja 50 % toimituksesta. Asiakkaasta johtuva toimituksen estyminen ei lykkää loppuerää, kun työ on Käpyn osalta valmis ja toimitettavissa ja tästä on ilmoitettu kirjallisesti. Jatkuvien palvelujen laskutusrytmi sovitaan tarjouksessa tai palvelusopimuksessa.

Maksuehto on 14 päivää laskun päiväyksestä, ellei toisin sovita. Asiakas ilmoittaa laskuvirheestä viipymättä ja maksaa riidattoman osuuden eräpäivänä. Viivästyksestä voidaan periä lain mukainen viivästyskorko ja perintäkulut.

Asiakkaan peruuttaessa tilatun kertatoimeksiannon sovittu kokonaishinta maksetaan, ellei tarjouksessa tai palvelusopimuksessa sovita muuta. Maksetut erät huomioidaan. Tämä ei koske koulutuksia eikä näissä ehdoissa tai pakottavassa laissa annettua päättämisoikeutta.

Hintaan sisältyvät ulkopuoliset palvelut, lisenssit ja käyttömäärät yksilöidään tarjouksessa. Muut kulut ja ylitykset veloitetaan vain ennalta sovituin perustein. Toteutuneisiin ulkopuolisiin hintoihin sidotun veloituksen muutokset siirtyvät hintaan myös määräaikana. Muutoksista ilmoitetaan viipymättä.

Käpy voi vaihtaa palveluntarjoajan, jos toiminnallisuus, tietoturva ja tietosuoja eivät olennaisesti heikkene ja käsittelysopimusta noudatetaan. Ulkopuolisen palvelun muutoksista johtuva työ sisältyy hintaan vain erikseen sovittaessa; muuten työstä ja hinnasta sovitaan etukäteen. Palvelun muuttuessa tai päättyessä Käpy selvittää kohtuullisen korvaavan ratkaisun. Ellei ratkaisusta sovita, kumpikin voi päättää kyseisen palveluosan. Toimittamattoman osuuden ennakkomaksut palautetaan.

Asiakkaan peruuttaessa koulutuksen kirjallisesti peruutusmaksu on:

• vähintään 14 vuorokautta ennen alkua: 0 %;
• alle 14 mutta vähintään 7 vuorokautta ennen alkua: 30 %;
• alle 7 vuorokautta ennen alkua, kuitenkin ennen koulutusta edeltävää kalenteripäivää: 50 %;
• koulutusta edeltävänä kalenteripäivänä, koulutuspäivänä tai asiakkaan jäädessä saapumatta: 100 %.

Aika lasketaan ilmoituksen saapumisesta [email protected] koulutuksen alkuun. Kalenteripäivät määräytyvät Suomen ajan mukaan. Koulutuksen alettua veloitetaan koko hinta. Osittaisesta peruutuksesta sovitaan erikseen. Alle 14 vuorokautta ennen alkua pyydetty siirto käsitellään peruutuksena, ellei toisin sovita.

Peruutusmaksu sisältää tavanomaisen valmistelun. Erikseen tilattu ja tehty yksilöllinen valmistelu sekä hyväksytyt peruuttamattomat ulkopuoliset kulut voidaan laskuttaa lisäksi ilman päällekkäistä veloitusta. Ylimääräiset ennakkomaksut palautetaan.

Käpyn peruuttaessa asiakas voi valita uuden ajan tai hinnan palautuksen peruuntuneelta osuudelta. Vahingonkorvaukseen sovelletaan kohtaa 9. Ylivoimaisen esteen vuoksi pyritään sopimaan uusi aika; ellei sovita, toteutumaton osuus voidaan päättää ilman peruutusmaksua. Peruutusmaksua ei peritä myöskään asiakkaan purkaessa sopimuksen Käpyn olennaisen rikkomuksen vuoksi. Toteutumattoman osuuden ennakkomaksut palautetaan näissä tapauksissa.

Osapuolet pitävät saamansa luottamukselliset tiedot salassa ja käyttävät niitä vain sopimuksen toteuttamiseen. Toteutukseen osallistuville henkilöille ja alihankkijoille annetaan tietoja vain tarpeellisessa laajuudessa salassapitovelvollisuuden alaisina. Velvollisuus jatkuu sopimuksen päätyttyä.

Salassapito ei koske julkista, ennestään laillisesti hallussa ollutta, laillisesti muualta saatua tai itsenäisesti kehitettyä tietoa eikä lain edellyttämää luovutusta.

Kumpikin vastaa omista tietosuojavelvoitteistaan. Käpyn käsitellessä henkilötietoja asiakkaan puolesta tehdään ennen käsittelyä käsittelysopimus. Siinä sovitaan tietoturvasta, alikäsittelijöistä, kansainvälisistä siirroista, avustamisesta sekä tietojen palautuksesta ja poistamisesta.

Käpy vastaa hallinnoimassaan ympäristössä säilytettävien asiakastietojen varmuuskopioinnista, asiakas omassa ympäristössään olevien tietojen varmuuskopioinnista. Varmuuskopioinnin toteutus ja palautusmenettely määritellään palvelukohtaisesti.

Käpy voi käyttää alihankkijoita ja vastaa niiden työstä kuten omastaan. Salassapitorikkomuksista ei sovita erillistä sopimussakkoa. Käpyn korvausvastuuseen sovelletaan kohtaa 9.

Asiakas tarkastaa projektitoimituksen 14 päivän kuluessa toimituksesta ja ilmoittaa kirjallisesti olennaiset poikkeamat sovitusta. Toimitus katsotaan hyväksytyksi ilman ilmoitusta tai asiakkaan ottaessa sen tuotantokäyttöön sovitun testauksen ulkopuolella. Vähäiset virheet eivät estä hyväksyntää. Hyväksyntä ei poista vastuuta tarkastuksessa kohtuudella havaitsematta jääneistä virheistä.

Virheistä ilmoitetaan viipymättä. Käpyllä on ensisijainen oikeus korjata vastuulleen kuuluva virhe kohtuullisessa ajassa ilman veloitusta. Maksuton korjaus koskee kertatoimituksen hyväksymisestä 90 päivän kuluessa tai jatkuvan palvelun voimassaoloaikana kirjallisesti ilmoitettuja virheitä. Määräajassa ilmoitetun virheen korjausvelvollisuus jatkuu tarvittaessa määräajan jälkeen.

Virhe arvioidaan sovittuja vaatimuksia ja toimintaympäristöä vasten. Asiakkaan muutoksista, ohjeiden vastaisesta käytöstä tai toimituksen jälkeisistä ulkopuolisten järjestelmien muutoksista johtuva työ ei ole maksutonta virheenkorjausta, ellei ylläpidosta sovita toisin.

Ellei olennaista virhettä korjata kohtuullisessa ajassa, asiakkaalla on oikeus virheellisen palveluosan arvoon suhteutettuun hinnanalennukseen tai olennaisen rikkomuksen vuoksi purkuun kohdan 10 mukaisesti. Samasta puutteesta ei anneta päällekkäisiä hyvityksiä.

Käpy vastaa sopimusrikkomuksellaan aiheuttamistaan välittömistä vahingoista. Se ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten menetetystä liikevaihdosta tai voitosta tai liiketoiminnan keskeytymisvahingoista.

Kertatoimeksiannon yhteenlaskettu vahingonkorvausvastuu on enintään 40 % sen sovitusta arvonlisäverottomasta kokonaishinnasta.

Jatkuvan palvelun yhteenlaskettu vahingonkorvausvastuu koko palvelusopimuksen ajalta on enintään neljän kuukauden arvonlisäveroton palvelumaksu. Hinta määräytyy ensimmäisen korvattavan vahingon aiheuttaneen rikkomuksen ajankohdan mukaan. Pidemmän jakson kiinteä hinta muunnetaan kuukausihinnaksi. Käyttömaksut lasketaan edeltävien enintään kolmen täyden palvelukuukauden keskiarvona tai niiden puuttuessa toteutuneesta käytöstä 30 päivälle suhteutettuna.

Erikseen hinnoitellun projektin ja jatkuvan palvelun omat rajat määräytyvät vahingon aiheuttaneen rikkomuksen perusteella. Molemmista johtuva vastuu jaetaan syyosuuksin. Samaa vahinkoa ei korvata kahdesti.

Rajat koskevat myös salassapidon ja henkilötietojen käsittelyn sopimusperusteista korvausvastuuta. Ne eivät rajoita sopimuksen mukaisia virheenkorjauksia, hinnanalennuksia tai maksujen palautuksia. Hinnanalennus on enintään virheellisen palveluosan hinta ja palautus enintään siitä maksettu määrä.

Rajoituksia ei sovelleta tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheutettuun vahinkoon eikä vastoin pakottavaa lakia. Rekisteröidyn lakisääteisiä oikeuksia ei rajoiteta.

Ellei toisin sovita, jatkuva palvelu on voimassa toistaiseksi yhden kuukauden irtisanomisajalla. Kertatoimeksianto päättyy velvoitteiden täytyttyä. Määräaikaista sopimusta ei voi irtisanoa kesken kauden ilman erillistä sopimusta tai näiden ehtojen mukaista perustetta.

Käpy voi keskeyttää palvelun olennaisen maksuviivästyksen vuoksi kirjallisen huomautuksen ja kohtuullisen maksuajan jälkeen. Pelkkä perustellusti riitautettu laskuosuus ei oikeuta keskeytykseen. Välittömässä tietoturvauhassa, lainvastaisessa käytössä tai vakavan vahingon vaarassa palvelu voidaan keskeyttää heti tarpeellisessa laajuudessa. Käpy ilmoittaa syyn viipymättä ja palauttaa palvelun esteen poistuttua.

Osapuoli voi purkaa sopimuksen olennaisen rikkomuksen vuoksi, ellei sitä korjata 14 päivässä rikkomuksen yksilöivästä kirjallisesta huomautuksesta, jossa varoitetaan purkamisesta. Korjauskelvoton olennainen rikkomus oikeuttaa välittömään purkuun.

Asiakas lähettää päättämisilmoituksen osoitteeseen [email protected], Käpy asiakkaan yhteyshenkilölle tai sopimusasioinnin osoitteeseen. Vastaanottopäivä on seuraava suomalainen arkipäivä, ellei aiempaa vastaanottoa osoiteta tai lähettäjä saa virheilmoitusta. Koulutusperuutuksiin sovelletaan kohtaa 6.

Päättyessä maksetaan toimitetut palvelut ja sovitut maksut hyvityksineen. Aineistot pidetään noudettavissa Käpyn ympäristöstä yleisesti käytetyssä koneluettavassa muodossa 30 päivää päättymisestä. Sen jälkeen ne voidaan poistaa, ellei laista tai käsittelysopimuksesta muuta johdu. Henkilötiedot palautetaan tai poistetaan käsittelysopimuksen mukaisesti. Tilattu siirtoapu laskutetaan ennalta sovitusti vain lain sallimassa laajuudessa. Pysyvät käyttöoikeudet säilyvät kohdan 4 mukaisesti.

Datasäädöksen soveltamisalaan kuuluville palveluille liitetään ennen sopimista palvelukohtaiset vaihto- ja poistumisehdot: siirrettävät aineistot ja muodot, menettely, määräajat, avustaminen, poistaminen sekä sallitut maksut ja poikkeukset. Pakottavat vaihtovelvoitteet ovat ensisijaisia näihin ehtoihin nähden.

Määräaikaisen kauden ehtoja tai hintoja ei muuteta yksipuolisesti. Kohdan 5 mukainen ulkopuolisiin hintoihin sidottu veloitus voi kuitenkin muuttua.

Käpy voi muuttaa toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen hintoja tai yleisiä ehtoja lainsäädännön, viranomaisvaatimusten, tuotantokustannusten, tietoturvan tai teknisen toimintaympäristön muutoksen perustellusti edellyttämässä kohtuullisessa laajuudessa. Olennaisista toimitussisällön muutoksista sovitaan erikseen.

Muutoksesta ja perusteesta ilmoitetaan vähintään 60 päivää etukäteen. Asiakas voi ilmoittaa ennen voimaantuloa päättävänsä palvelun voimaantulopäivään ilman irtisanomisaikaa tai päättämismaksua. Siihen asti noudatetaan vanhoja ehtoja ja hintoja. Päättymisen jälkeiset ennakkomaksut palautetaan.

Osapuoli ei vastaa viivästyksestä tai vahingosta, jonka aiheuttaa sen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolinen este, jota ei kohtuudella voitu ennakoida, välttää tai voittaa. Esteestä ilmoitetaan viipymättä ja vaikutuksia rajoitetaan kohtuullisin toimin. Toimitetut palvelut maksetaan normaalisti. Yli 60 päivää jatkuneen esteen vuoksi kumpikin voi päättää estyneen palveluosan ilman päättämismaksua. Toimittamattoman osuuden ennakkomaksut palautetaan. Koulutuksiin sovelletaan kohtaa 6.

Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan neuvottelemalla ja muutoin Käpy A.I. Oy:n kotipaikan toimivaltaisessa käräjäoikeudessa.