Microsoft 365 -palvelun varmuuskopiointi Veeam-tuotteella: mitä pk-yrityksen pitää tietää

Miksi Microsoft 365 tarvitsee erillisen varmuuskopion?

Microsoft 365 (entinen Office 365) on käytännössä monen pk-yrityksen sydän: sillä hoidetaan sähköposti, asiakirjat, tiimityö ja usein koko yrityksen tiedonhallinta. Yleisen uskomuksen mukaan pilvipalvelu ”hoitaa varmuuskopiot puolestasi”, mutta tämä on vaarallinen harhaluulo. Microsoftin vastuulla on palvelun toiminta – ei datasi täydellinen suojaaminen.

Microsoft tarjoaa rajoitettuja palautusmahdollisuuksia esimerkiksi poistettujen sähköpostiviestien tai OneDrive-tiedostojen osalta, mutta pitkäaikainen ja kattava varmuuskopiointi puuttuu. Jos käyttäjä tai haittaohjelma poistaa tiedostoja, tai sähköpostilaatikko vahingossa tuhotaan, jälkikäteen palauttaminen voi olla mahdotonta. Tämä altistaa yrityksen tiedot esimerkiksi:

• Käyttäjävirheille ja vahingossa tapahtuville poistoille
• Haittaohjelmille ja lunnasohjelmille (ransomware, cryptolocker)
• Sisäiselle väärinkäytölle
• Järjestelmäongelmille ja integraatioiden epäonnistumisille

Jokaisen yrityksen pitää itse huolehtia siitä, että tiedot ovat tarvittaessa palautettavissa riippumatta Microsoftin palautuspolitiikasta. Siksi omat varmuuskopiot ovat pk-yritykselle digiturvan perusedellytys.

Miten Veeam mahdollistaa Microsoft 365 -datan varmuuskopioinnin?

Veeam on kansainvälisesti tunnettu tietoturva- ja varmuuskopiointiteknologian toimittaja. Veeam Backup for Microsoft 365 -tuotteella varmuuskopioidaan Microsoft 365 -palvelun tärkeimmät komponentit, kuten:

• Exchange Online (sähköposti, kalenterit, yhteystiedot)
• SharePoint Online (intranet, tiimityösivustot, dokumentit)
• OneDrive for Business (käyttäjien omat tiedostot)
• Microsoft Teams (tiimikeskustelut ja liitteet)

Veeam tarjoaa mahdollisuuden ajastaa automaattiset varmuuskopiot – esimerkiksi kerran päivässä – ja palauttaa yksittäisiä viestejä, tiedostoja, keskusteluja tai kokonaisia postilaatikoita. Yritykset voivat valita, tallennetaanko varmuuskopiot paikallisesti (esimerkiksi oman toimiston palvelimelle) vai luotettuun pilvitallennukseen.

Palvelun vahvuuksia:

• Nopeat tiedostojen ja viestien palautukset juuri halutulta päivältä
• Käyttäjä-, ryhmä- tai koko tenant-tason varmuuskopiot
• Skaalautuu pienestä muutaman käyttäjän firmasta isoihin tiimeihin
• Integroituu yrityksen nykyisiin käyttöoikeus- ja tietoturvapäätöksiin

Ratkaisu ei häiritse päivittäistä käyttöä – varmuuskopiointi tapahtuu taustalla ja on joustavasti ajastettavissa esimerkiksi öihin.

Veeam Microsoft 365 -varmuuskopion käyttöönottovinkit pk-yrityksille

Veeam-ratkaisun käyttöönotto ei vaadi valtavaa IT-taitotasoa, mutta silti huolellisesta suunnittelusta on hyötyä:

1. Valitse varmuuskopioinnin kohde: Mieti, haluatko varmuuskopiot omalle palvelimelle, pilveen vai hybridiratkaisuna molempiin.
2. Määrittele palautuspolitiikka: Kuinka pitkään kopioita säilytetään? Mitä palautetaan ja kuinka nopeasti?
3. Suunnittele käyttäjien suojaus: Päättääkö koko yritys, vai vain osa käyttäjistä backupin piiriin? Teams ja OneDrive kuuluvat peruspakettiin, mutta laajempi SharePoint-suojaus voi olla tarpeen.
4. Aikatauluta varmuuskopiot: Rutiininomaiset varmuuskopiot esimerkiksi yön aikana eivät hidasta arjen työskentelyä.
5. Testaa palautus: Säännölliset palautusharjoitukset vahvistavat, että varmuuskopiot toimivat käytännössä eivätkä vain teoriassa.

Pk-yrityksen kannattaa tehdä käyttöönotto sovittuna työnä luotettavan kumppanin kautta, ellei oma osaaminen riitä. Näin varmistutaan, että tietosuoja ja tietoturvavaatimukset täyttyvät.

Mitä hyötyä pk-yritys saa Veeamin käytöstä Microsoft 365:n suojauksessa?

Pk-yritykset hyötyvät Veeam-työkalusta erityisesti seuraavissa tilanteissa:

• Välittömät palautukset tärkeistä tiedostoista ja viesteistä
• Mahdollisuus paikallisiin ja pilvipohjaisiin palautuksiin
• Selkeä selainkäyttöliittymä – myös ei-tekniset käyttäjät voivat tehdä palautuksia ohjatusti
• Vaatimustenmukaisuus: raportit ja palautushistoria tukevat auditointeja ja lainsäädäntöä (GDPR, ISO 27001)
• Riskienhallinta: käyttäjävirheet ja sabotoinnit eivät johda datan menetykseen

Veeamin käytöstä tulee yrityksen digitaalisen turvallisuuden peruspilari. Huoltovarmuus, läpinäkyvyys ja mahdollisuus kehittää toimintaa kasvun mukana ovat arvoja, joita moni pk-yritys nykyisin arvostaa.

Pk-yritys ei voi luottaa pelkkään ”palvelun omistajaan” – oman datan suojelu on yrityksen omalla vastuulla.

Huolehdi yrityksesi arvokkaimpien tietojen varmuudesta – ota yhteyttä Käpy A.I.:n asiantuntijaan ja pyydä arvio Microsoft 365 -datan varmuuskopioinnin tilanteesta!